Tổng công ty Điện lực Dầu khí Việt Nam – CTCP (PV Power) có nhu cầu Trang bị hệ thống phần mềm quản lý tài liệu tri thức của PV Power với phạm vi công việc như phụ lục đính kèm.

Phụ lục: Phạm vi công việc Trang bị hệ thống phần mềm quản lý tài liệu tri thức của PV Power

1. Yêu cầu về tính năng của phần mềm quản lý tài liệu tri thức:

Trang bị hệ thống phần mềm quản lý tài liệu tri thức dựa trên nền tảng phần mềm Share point và Microsoft 365 để thực hiện việc quản lý lưu trữ, khai thác sử dụng hệ thống quản lý tài liệu tri thức của PV Power với các yêu cầu sau:

1. Tổ chức lưu trữ tài liệu và tìm kiếm dễ dàng

• Chức năng lưu trữ: Cung cấp khả năng lưu trữ các loại tài liệu, thông tin, bài viết, video, hình ảnh, các dữ liệu cấu trúc và phi cấu trúc;
• Tổ chức: Cung cấp cấu trúc phân loại rõ ràng như thư mục, tag, danh mục, hệ thống phân loại tự động, đặt tên/ đánh số thư mục/ file lưu trữ có hệ thống và logic;
• Dễ dàng tìm kiếm: Tìm kiếm nhanh chóng, chính xác và có thể áp dụng nhiều bộ lọc (theo từ khóa, tác giả, thời gian, loại tài liệu, chuyên ngành…);
• Quản lý tài liệu theo phiên bản (version) và có tính năng roll-back để khôi phục lại phiên bản cũ;
• Có tính năng truy vết theo account;
• Có khả năng truy cập dữ liệu và xem tài liệu từ hệ thống quản lý tài liệu của dự án Đầu tư xây dựng, hệ thống quản lý tài liệu hướng dẫn vận hành bảo dưỡng sửa chữa của các Nhà sản xuất;
• Tính năng nâng cao:
• Check in/Check out để xác nhận trước khi ghi nhận cập nhật;
• Liên kết với vị trí lưu trữ tài liệu thực tế (storage location);
• Tìm kiếm toàn văn: Tìm theo từ hoặc cụm từ trong nội dung của tài liệu.
• Có khả năng liên kết mở với các hệ thống khác để ghi nhận/ cập nhật/lưu trữ tài liệu/tri thức mới.

2. Phối hợp và chia sẻ tri thức

• Chia sẻ nội bộ: Cung cấp các công cụ để nhân viên có thể chia sẻ tài liệu, ý tưởng, kinh nghiệm với nhau như: diễn đàn, nhóm thảo luận, hệ thống đánh giá, bình luận;
• Tính năng cộng tác: Cho phép người dùng cộng tác trực tuyến, chia sẻ tài liệu và ý tưởng trong môi trường làm việc chung: Có tính năng gửi phê duyệt văn bản theo workflow;
• Hỗ trợ mạng xã hội: Hệ thống tích hợp các tính năng tương tự mạng xã hội như chia sẻ qua mạng nội bộ, chat, thông báo…Tính năng like, comment, feedback trên tài liệu/tri thức;
• Tích hợp với các ứng dụng khác như Email, Lịch, ứng dụng Chat, hoặc phần mềm quản lý dự án.

3. Phân quyền truy cập theo vai trò (Role-based access)

• Xác định vai trò người dùng:
• Phân quyền theo vai trò khác nhau như: quản trị viên, nhân viên, người kiểm tra, người phê duyệt…Mỗi vai trò có quyền truy cập và hành động cụ thể để thực hiện trên hệ thống;
• Xác định quyền hạn cho mỗi vai trò: các quyền như: đọc, viết, chỉnh sửa, hoặc xóa tài liệu, truy cập tính năng nâng cao;
• Quản lý quyền truy cập:
• Cấp quyền truy cập theo vai trò: Dựa trên vai trò của người dùng, cấp quyền truy cập đến các tài liệu, ứng dụng hoặc khu vực trong hệ thống;
• Quyền linh hoạt: Cho phép quyền truy cập linh hoạt, có thể cấp hoặc thu hồi theo nhu cầu công việc;
• Cấp quyền truy cập theo nhóm (nhóm công việc, phòng ban, dự án…).

4. Quản lý nhiệm vụ (Task management)

• Cho phép người dùng tạo nhiều nhiệm vụ, tasks khác nhau (review tài liệu, chỉnh sửa tài liệu, so sánh tài liệu…) và cho phép phân công công việc cho cá nhân theo từng nhiệm vụ;
• Phân loại và ưu tiên nhiệm vụ: nhiệm vụ có thể phân loại theo mức độ quan trọng.

5. Tính năng thông báo

• Thông báo cập nhật tài liệu và tri thức: Khi tài liệu, báo cáo, hướng dẫn, nghiên cứu được thêm mới hoặc chỉnh sửa, người dùng sẽ nhận được thông báo;
• Thông báo về nhiệm vụ và công việc: Khi nhiệm vụ mới được giao, hoặc được hoàn thành sẽ có thông báo đến những cá nhân liên quan;
• Nhắc nhở thời hạn xử lý công việc: Gửi nhắc nhở cho người dùng về các nhiệm vụ hoặc công việc quan trọng sắp đến hạn xử lý;
• Thông báo cộng tác và chia sẻ tri thức: Khi người dùng bình luận hoặc phản hồi trên tài liệu hoặc nội dung, thành viên khác có thể nhận được thông báo, khi tài liệu/tri thức được chia sẻ giữa các thành viên trong nhóm người nhận sẽ nhận được thông báo để truy cập tài liệu đó.

6. Khả năng mở rộng (Scalability requirements)

• Khả năng mở rộng về người dùng: Có khả năng phục vụ một lượng lớn người dùng đồng thời mà không bị giảm hiệu suất;
• Khả năng mở rộng về dữ liệu và tài liệu tri thức: Hệ thống cần có khả năng lưu trữ và quản lý hàng lượng lớn tài liệu, video, hình ảnh và tài nguyên khác mà không làm giảm hiệu suất hoặc bị lag;
• Tối ưu hóa tìm kiếm và truy xuất thông tin: Khi khối lượng dữ liệu tăng lên, người dùng vẫn có thể tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh chóng và chính xác;
• Khả năng mở rộng tính năng mới: Hệ thống cần có khả năng mở rộng tính năng khi có nhu cầu như: thêm công cụ phân tích, tính năng bảo mật nâng cao…;
• Khả năng mở rộng về hiệu suất: Khi người dùng và dữ liệu tăng lên, hệ thống cần có khả năng duy trì và cải thiện hiệu suất;
• Cân bằng tải (Load balancing): Hệ thống cần có khả năng phân phối tải giữa nhiều máy chủ để đảm bảo các yêu cầu từ người dùng được xử lý nhanh chóng và hiệu quả ngay cả khi có số lượng yêu cầu cao;
• Mở rộng về lưu trữ và quản lý dữ liệu: Có thể mở rộng kiểu dữ liệu phân tán (dữ liệu không chỉ lưu trữ ở 1 máy chủ mà có thể phân bổ trên nhiều máy chủ hoặc các dịch vụ cloud khác) để phục vụ Load balancing.

7. Khả năng customize

• Tùy chỉnh giao diện người dùng: Điều chỉnh giao diện người dùng của hệ thống để dễ dàng cho người dùng;
• Tùy chỉnh quy trình, workflow: Cần có khả năng thay đổi, xây dựng quy trình công việc liên quan đến tạo, kiểm duyệt, chia sẻ tài liệu;
• Tùy chỉnh tìm kiếm: Cung cấp các tính năng tìm kiếm nâng cao và tìm kiếm theo nhu cầu người dùng;
• Tùy chỉnh tính năng bảo mật: Tùy chỉnh các tính năng bảo mật như cấu hình mã hóa, xác thực người dùng, xác thực đa yếu tố.

8. Yêu cầu về hiệu suất (Performance requirements)

• Thời gian phản hồi nhanh: KMS phải đảm bảo khi người dùng tìm kiếm tài liệu hoặc truy cập thông tin, hệ thống sẽ trả về kết quả nhanh chóng, thời gian đo lường theo giây;
• Thời gian tải trang: Hệ thống cần tải nhanh chóng khi người dùng truy cập, tránh tình trạng lag khi truy cập;
• Thời gian xử lý tìm kiếm: Công cụ tìm kiếm cần trả kết quả ngay lập tức, đặc biệt là khi dữ liệu hệ thống lớn và đa dạng;
• Hỗ trợ số lượng người dùng lớn: Hệ thống cần có khả năng xử lý hàng trăm người dùng đồng thời mà không bị giảm hiệu suất ngay cả khi sử dụng các tính năng nặng như tìm kiếm, tải tài liệu lên;
• Tính ổn định và độ tin cậy: Hệ thống cần hoạt động ổn định, đặc biệt trong các tác vụ quan trọng như xử lý tài liệu, tìm kiếm, chia sẻ…

1. Yêu cầu phạm vi công việc chi tiết:
2. Khảo sát hiện trạng và phân tích yêu cầu:

• Phạm vi khảo sát: Bao gồm Văn phòng Tổng Công ty PV Power và tất cả các đơn vị thành viên (công ty con, nhà máy điện trực thuộc PV Power). Đảm bảo việc khảo sát thu thập đầy đủ nhu cầu từ các Ban/Văn phòng tại Tổng Công ty cũng như các đơn vị thành viên;
• Đánh giá hạ tầng CNTT hiện tại (Server, AD, mạng Lan, bảo mật, firewall, thiết bị đầu cuối) nhằm xác định mức độ sẵn sàng của hạ tầng cho hệ thống KMS mới;
• Đánh giá các hệ thống phần mềm hiện có liên quan đến công tác văn phòng và lưu trữ dữ liệu: bao gồm hệ thống email, hệ thống quản lý văn bản nội bộ (Microsoft exchange, Voffice, File server…);
• Phân tích yêu cầu nghiệp vụ: thu thập và phân tích các nhu cầu về trao đổi thông tin, quản lý tài liệu, làm việc nhóm, bảo mật thông tin…của PV Power. Đồng thời xác định yêu cầu tích hợp giữa KMS với các hệ thống hiện tại (ví dụ: SAP B1, Maximo, OSI PI…);
• Thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức, quy trình nghiệp vụ chính của PV Power (quản trị văn phòng, kỹ thuật vận hành, an toàn, bảo trì, tài chính – kế toán, nhân sự, v.v.) để hiểu rõ bối cảnh hoạt động và dòng chảy thông tin trong doanh nghiệp;
• Khảo sát hiện trạng các nguồn tài liệu và tri thức hiện có: Thống kê và đánh giá các loại tài liệu quan trọng và hệ thống lưu trữ đang được sử dụng. Ví dụ: tài liệu của các dự án đầu tư xây dựng nhà máy điện, tài liệu hướng dẫn vận hành và bảo dưỡng (O&M), các quy trình vận hành và bảo dưỡng sửa chữa, các tài liệu liên quan đến hợp đồng, tài chính thương mại . Xác định cách thức các tài liệu này đang được quản lý, lưu trữ và các vấn đề tồn tại
• Xác định các yêu cầu sử dụng cụ thể đối với hệ thống KMS: Bao gồm việc quản lý lưu trữ và chia sẻ tài liệu, quản lý công việc liên quan đến tài liệu, quy trình phê duyệt văn bản, nhu cầu cộng tác nhóm, yêu cầu xây dựng các site thông tin nội bộ từng Ban chuyên môn, v.v từ đó đưa ra được các mục tiêu chính mà hệ thống KMS cần đáp ứng;
• Tư vấn lựa chọn gói bản quyền phù hợp: dựa trên quy mô người dùng và nhu cầu sử dụng thực tế, đề xuất loại gói license để tối ưu (về tính năng và chi phí) cho PV Power, đảm bảo vừa đáp ứng được yêu cầu KMS vừa tận dụng được các lợi ích khác của nền tảng.

2. Thực hiện giải pháp hệ thống KMS trên nền tảng Share point và Office 365

• Đề xuất kiến trúc tổng thể cho hệ thống KMS: xác định thành phần chính sẽ sử dụng trong giải pháp dựa trên nền tảng Share Point và ứng dụng Office 365. Kiến trúc đề xuất cần phù hợp với hạ tầng CNTT hiện tại và định hướng phát triển của PV Power;
• Xây dựng mô hình triển khai tổng thể cho dự án KMS: Mô tả cách thức triển khai các thành phần nền tảng Share Point và ứng dụng Office 365 một cách đồng bộ để phục vụ hệ thống KMS, bao gồm: Exchange, Onedrive, MS Teams, Word, Excel…;
• Thiết kế cấu trúc nội dung cho hệ thống KMS: xác định cách tổ chức các khối công việc chuyên môn và thư viện tài liệu cho hệ thống KMS. Bao gồm việc tạo các khối công việc theo chuyên môn hoặc theo đơn vị phòng ban, thiết lập các thư viện tài liệu tri thức chung và chuyên ngành. Xây dựng hệ thống phân loại cho tài liệu giúp việc tra cứu và sử dụng hiệu quả;
• Thiết kế các quy trình quản lý tài liệu: xây dựng các quy trình tự động trên KMS cho việc tạo mới, chỉnh sửa, duyệt và phê duyệt tài liệu. Đảm bảo các bước xử lý tài liệu tuân thủ quy trình quản trị tri thức của PV Power;
• Thiết lập mô hình phân quyền chi tiết: thiết kế ma trận phân quyền cho các bộ phận chuyên mône và thư viện tài liệu trên Sharepoint. Xác định các nhóm làm việc có phân quyền và bảo mật tương ứng với các phòng ban, dự án và gán quyền phù hợp;
• Đề xuất phương án tích hợp hệ thống KMS với các hệ thống hiện hữu của PV Power. Mục tiêu là đảm bảo KMS không hoạt động độc lập mà có thể trao đổi thông tin với các hệ thống khác, tạo nên hệ sinh thái thống nhất cho PV Power;
• Thiết lập tài khoản người dùng: cấu hình đồng bộ danh tính người dùng từ hệ thống AD hiện tại. Thiết lập tài khoản office 365 cho toàn bộ người dùng thuộc phạm vi triển khai, gắn license tương ứng, phân quyền cơ bản ban đầu. Đảm bảo cấu trúc tài khoản phản ánh đúng cơ cấu tổ chức của PV Power;
• Lập kế hoạch migrate dữ liệu: xác định rõ dữ liệu, tài liệu nào cần chuyển (migrate) từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Đưa ra phương án và công cụ thực hiện migrate dữ liệu, kèm kế hoạch thử nghiệm.

3. Chuẩn bị và nâng cấp hạ tầng

• Chuẩn hóa hệ thống tên miền (DNS) và SSL;
• Chuẩn bị đồng bộ người dùng từ AD;
• Đánh giá/ đưa ra khuyến nghị bổ sung đường truyền Internet nếu cần thiết.

4. Triển khai Sharepoint và Office 365

• Bản quyền Sharepoint và Office 365: 150 licenses;
• Cấu hình Exchange: thiết lập nhóm, phân quyền;
• Cấu hình Sharepoint: tạo site, lưu trữ tài liệu, phân quyền, tạo quy trình phê duyệt;
• Cấu hình Onedrive cho từng cá nhân;
• Triển khai MS Teams;
• Cài đặt office apps trên máy cá nhân;
• Thiết lập chính sách bảo mật, backup, quản lý thiết bị di động;
• Tích hợp với các hệ thống hiện tại: AD, Email, Maximo, SAP B1, Voffice, File Server, Power BI, Hi Staff.

5. Đào tạo và chuyển giao:

• Đào tạo quản trị viên CNTT: quản lý tenant office 365, hỗ trợ người dùng;
• Đào tạo người dùng cuối: sử dụng email, Onedrive, Teams, Sharepoint;
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng và quản trị.

6. Hỗ trợ sau triển khai

• Hỗ trợ kỹ thuật trong giai đoạn đưa phần mềm vào vận hành thực tế;
• Xử lý lỗi, tối ưu cấu hình;
• Tư vấn nâng cấp các gói bản quyền nếu cần .
• Yêu cầu về thời gian triển khai (Dự kiến: 8-12 tuần)

Đề nghị các đơn vị có năng lực, kinh nghiệm và quan tâm đến việc nêu trên gửi báo giá đến Ban Thương mại – PV Power trước 17h00 ngày 25/6/2025.

Để biết thêm thông tin chi tiết, xin liên hệ địa chỉ email như sau: daothithanhthuy@pvpower.vn. Số điện thoại: 024 22210288 (6737).